11 oktober, 2012
Under dagens LUCK-frukost på Bagel Street Cafe i Stockholm kom en fråga som triggade minnen från ett uppdrag för några år sedan. Det har klar bäring på det som många idag efterfrågar:
Tydliga roller
Att den som arbetar vet vad som ingår i rollen, find hur det kan göras och vilka förväntningar som finns på rollen. Men det stannar inte där: hur väl är rollen ”insåld” i resten av organisationen? Hur vet andra att det är just till denna person som jag vänder mig kring frågan X?
Tydligt vilka egenskaper som förväntas
Vad är det som krävs i denna roll? Vilka är skälen till detta?
Insikt i mina egna egenskaper, kompetenser och erfarenheter
Att känna sig själv så väl att jag känner mig väl placerad, har kompetensen som krävs och är så bottnad i min uppgift att jag klarar av den även när det stormar till.
Det handlade om en grupp som körde en kickoff. Men under arbetets gång rörde det till sig så fort vi kom till hur saker och ting genomfördes i vardagen. Vi kom vidare, men mycket långsamt och mer värme skapades än väg tillryggalagd. Kort sagt: det var segt. Och under en paus pratade jag med chefen och frågade om jag fick ta ett oväntat steg. ”Du har fria händer” sa hon och log.
Efter pausen ställde jag en mycket rak fråga: ”Har ni tydliga roller?” Några svarade mycket snabbt ”JA!” och andra tvekade. Jag bestämde mig för att inte avgöra – utan föreslog att vi skulle kartlägga hur de vanligaste uppgifterna utfördes, med störst fokus på VEM som gjorde det. I en spalt listade vi arbetsuppgifter och i en annan samtliga medarbetare. Förvåningen var stor när det visade sig att de flesta var inne och petade i det mesta. Jag visualiserade kontinuerligt den pågående diskussionen. I början var diskussionen lätt irriterad när i stort sett samtliga insåg att de inte alls var ensamma om den uppgift man just ansett sig vara huvudansvarig för. Men stämningen blev lättsammare, ja nästan uppsluppen när de såg min Kurt Olsson-inspirerade skiss av kopplingen mellan uppgifter och personer. Det var mycket spagettidiagram!!!
Nästa fråga var inte så svår: ”Hur tycker ni detta ser ut?” Stor munterhet… …som förbyttes i tvivel ”Men HUR reder vi ut det här???” som en av deltagarna sa. ”Ja, det kan ni väl göra på hemmaplan?” skojade jag till det. ”Nej, självklart ska vi ta det här. Vill ni reda ut detta?” ”JAAAA!!!” Enigheten var total. Jag sökte chefens blick för att få OK även där. En mycket glad och trygg blick och stor JA-nick. ”Du har fria händer!” Gav den trygghet vi alla behövde.
Vi tog en välbehövlig paus. När denna var över började arbetet.
Vi behöll listan över aktiviteter som behöver utföras. Nu var det dags att skapa en lista över lämpliga roller som skulle innehålla de olika aktiviteterna. Gruppen lyckades hålla sig ifrån vem som skulle fylla respektive roll. Mappandet av aktiviteterna med rollerna var mycket utvecklande och ytterligare aktiviteter kom fram. En känsla av ökad proffsighet började infinna sig. ”Nu kan vi ju sätta roller på våra visitkort” sa någon förnöjt. ”Bra, för då kommer de på dotterbolagen fatta mer av vad jag kan hjälpa dem med!” Många samstämmiga nickar spreds. Vi började nå målet! Bara en ”liten” fråga kvar – VILKA ska fylla de olika rollerna?
Vi tog ett modigt steg som inte är självklart i alla grupper. Vi arbetade med den övre delen av en Nulägesanalys: Ni vet SWOT:en. S och W står då för Styrkor (av eng ”Strengths”) och Förbättringsområden eller svagheter (av ”Weaknesses”). Så vi släppte för ett ögonblick rollerna och aktiviteterna. Var och en fick lista några saker om sig själv. Jag satte 4 minuter på denna övning för att de skulle tvingas kasta sig ut och inte tveka. I denna grupp kände deltagarna varandra mycket väl, så nästa steg var inte så farligt: Att ge varandra feedback på både S och W. Här fick vi in (helt oplanerat!) en övning i att ge och ta feedback (som att svara all feedback med ”Tack!” till exempel). Stämningen blev mycket bra och stämningen var så tajt att den nästan gick att ta på…
Så till slut: Att rollbesätta. Jag hade många funderingar på hur rollerna skulle fördelas. Vi kan ju tänka oss en dold röstning: att alla får skriva lappar med varje titel och ett namn på, varpå de sätts upp och vi räknar. I vissa grupper kommer det fungera. Vi valde ett öppet förfarande där jag bad folk notera rollerna och skriva ned namnförslag på varje roll. I de fall det fanns fler kandidater fick de skriva namnen och något argument.
Var och en fick sedan ta en roll och säga vem man föreslog på den rollen. Det var en ödmjuk grupp, så ingen föreslog sig själv. Vissa roller fick flera namn. Gruppen kom överens om att den lista som skapades skulle provas under två veckor, därefter en ny omgång och ev justeringar.
När denna övning var klar återgick vi till originalfrågan: Sätta några gemensamma mål för nästkommande år. Jag bad var och en agera utifrån den nya roll de just fått. Det var inte alltid lätt, men stödet fanns ju i teamhet. Behöver jag säga att det gick som en dans?
Feedbacken kom några månader senare: en mycket väl fungerande enhet.
Related posts:
