Varför ska vi hyra in en Moderator?
Bilden: Jag modererar en workshop om
framtidens arbetsplats på WCMSE
i Frankfurt 2014
Jag får rätt ofta frågan vad en moderator tillför till en workshop, sick ett möte – eller en konferens. Frågan är verkligen berättigad – och den kräver en del av er som köper in. Några frågor bör gås igenom innan ni bestämmer er. I denna post likställer jag moderatorsrollen med facilitator och mötesledare.
Vad har vi för nytta av en moderator?
Kort svar:
Så att du och dina kollegor kan vara helt fokuserade på att vara ”i processen” och ”i workshopen”. Att både vara en tydlig ledare av ett möte vara i en kreativ process som kreativ deltagare klarar få av.
Längre svar:
Låt oss först fundera över vad moderatorn kan tillföra:
- Alla i rummet (förutom moderatorn) kan vara helt och fullt i processen.
- Moderatorn kan höra saker som ni i organisationen av en eller annan orsak blivit ”inlärt döva” för.
- Moderatorn kan kasta in oväntade faktorer.
- Moderatorn kan komma med förslag baserat på tidigare och liknande erfarenheter
- Moderatorn kan genom sitt arbetssätt skapa nya insikter hos er.
- Det kan bli mer avslappnat än det blir när VD, personalchefen eller annan intern person leder konferensen.
- En extern person skaffar sig ibland mer pondus än personer som ni redan har relationer med.
- Vi skärper oss ofta inför en extern person.
- Delat ledarskap kan fungera utmärkt – om rollerna är väl definierade. En sidekick kan ge energi till er kick-off!
- När allt är sagt kan en moderator som sätter allt i ett sammanhang vara precis det ni behöver.
Bild: Här modererar jag en av mina LUCK-frukostar*.
Dessa är ofta streamade**. På Bagel Street Café***
Foto: Martin Lindahl
Kommentarer till ovanstående punkter
- Att kunna ge sig hän i arbetet efter att ha byggt en bra agenda kan vara så oerhört givande som ledare. Att kunna se hur väl vår organisation fungerar, hur mycket smarta och omtänksamma människor ni anställt – allt detta kan vara så mycket enklare att se när någon annan kommer in och leder och utmanar. På kuppen kan det även finnas lärande kring hur att leda – och lyssna! Om du som ledare går in och ut ur processen blir inte bara du förvirrad – det kan skapa stor förvirring hos de deltagande.
- En bra moderator arbetar med radarn på – på flera nivåer: Vad sägs. Hur sägs det? Vilka reagerar? Vilka verkar helt ointresserade? Vad sägs inte? Vad sägs – mellan raderna? En bra moderator vågar ställa följdfrågor. Ibland till och med föreslå något annat alternativ.
- Det kan vara väldigt utvecklande för vissa möten att få en fräsch vändning. En bra moderator har skaffat sig mandat för att göra vissa saker – eller i ett möte med beslutsfattare kan moderatorn skaffa sig mandatet, till exempel genom en enkel fråga: ”Får jag komma med en helt avvikande tanke?”
- Ett möte kör ibland fast. En bra moderator kan utmana det team som ofta finns i lokalen – ”hur brukar ni lösa låsningar som denna?” ”Det verkar vara en låsning – något som många provar är att se det så här… Kan det fungera här?”
- Moderatorn hör stort och smått och gör noteringar. Dessa kan vara oerhört utvecklande för konferensen. ”Maria – du hade en synpunkt i förra frågan som kanske bygger vidare på Ivans tanke här?” Moderatorn kan se mönster som en grupp med inkörda spår missar. Det kan även handla om att rita mer än ni brukar. Genom det visuella språket kan nya polletter falla ned, både kring ämnet och kring ert arbetssätt. Förmågan att sprida frågor till dem som är tysta kan ge insikter.
- Vi har alla våra stilar. Och den externa personen har vi inte känslomässiga kopplingar och beroenden till vilket kan göra det lättare att lätta sitt hjärta när en moderator leder konferensen. Jag har själv rätt avskräckande minnen av när olika interna företrädare leder diskussioner eller briefingar.
- En bra moderator vet hur man bygger tillit – det ingår i arbetet. Detta är en del av kvalitetsäkringen kring er konferens. En van moderator kan ge exempel i förväg på tänkbara indata som behövs för en bra konferens – och grovt sett ungefär vad som kan vara möjligt att åstadkomma (även om jag är en stark förespråkare för att inte styra för hårt, då vi kan gå miste om en rad oväntade effekter!).
- Så är det ofta. Tvärs emot den gamla ”vikarie-effekten” i skolan så skärper man sig ofta när man är i sammanhang med nya spelregler. En bra moderator har även skaffat sig mandat för att driva mötet. Däri finns även hur man får agera vid kritik mm.
- I vissa lägen kan en side-kick-moderator skapa en väldigt bra konferens. Det kan vara vid speciella situationer och i mindre möten. Viktigt att rollfördelningen är väldigt väl specificerad före mötet.
- Ibland blir vi trötta på våra egna ord och våra egna talare. Då kan det vara uppfriskande att få höra begreppen från en ny person, kanske med andra perspektiv, för att sedan återvända till de kända begreppen. En konstruktiv samverkan mellan begreppen.
Några fallgropar eller ”Vad ska en Moderator INTE göra?” (uppdatering 16-08-21)
Naturligtvis kommer olika moderatorer och facilitatorer att agera olika. Men här listar jag några faktorer jag tycker är viktiga att avhålla sig ifrån.
a. Att utbilda. En moderator ska påverka en process, inte styra den. Hur stor grad av styrning som behövs påverkas av en rad faktorer som mål, syfte, deltagande individer, roller, historia, kravbild mm mm.
b. Att driva en egen agenda. Det kan låta överflödigt att ta upp här men det förekommer då och då. Moderatorn har en ståndpunkt som lyser igenom. Ibland så mycket att de som skulle få vara aktiva inte får plats.
c. Att missa Agendan för mötet. Stämningen är bra ”och vi har ont om tid”. Lätt att det landar i ett dyrbart ”jasså-möte”. Efterfråga alltid på plats hur agendan ska se ut. Vet du att målgruppen har svårt att formulera detta – skissa i förväg på en skugg-agenda, men beakta samtidigt punkt b ovan!
d. Att glömma att stämma av personliga förväntningar på dig. I målgruppen finns ofta en kärnintressent. Den som hyrt in dig, eller den som betalar din faktura. Stäm av på något sätt om det är något speciellt som denne förväntar sig av dig. Vi är inte tankeläsare och att förutsätta något leder ofta till oklara effekter.
e. Lomhördhet. Att höra vad som sägs är viktigt. Men vad sägs inte? Och vad avviker från normala mönster hos målgruppen. Detta bör en moderator vara tydlig med – ”så nu är ni överens? Det var inte vad ni sa igår? – Vad har hänt på vägen?” Att heller inte höra vad som inte sägs. Som moderator bör du ha mandat att göra även det inte uttalade en möjlighet att nå ytan. Det kan vara precis vad målgruppen behöver.
Så – vad tänker du om detta? Behöver ni hjälp?
Ni är mycket välkomna att höra av er!
Johan
Fotnötter:
*) LUCK-boken finns här – Adlibris och Bokus för att nämna några. Som ebok och pappersbok
**) www.bambuser.com/johanlange – sök på hashtag #LUCKc
***) på Västgötagatan 23 på Södermalm i Stockholm. Hem för många LUCK-frukostar 2012 – 14. Numer bytt namn till Bagel Café
